고객 대응 주간 리포트 자동 생성 및 이메일 발송 시스템 만들기

매일 견적을 보내고, 고객 반응을 자동 추적하고, 리마인드 메시지까지 자동화했더라도, 결국 운영자가 전체 상황을 정기적으로 요약해서 한눈에 파악할 수 있어야 진짜 자동화가 완성됩니다. ERP나 CRM 시스템에서는 ‘주간 리포트 자동 발행’ 기능을 통해 이런 흐름을 지원하지만, 우리는 구글 스프레드시트와 앱스 스크립트를 활용해 동일한 구조를 구현할 수 있습니다. 이 글에서는 한 주간의 고객 대응 데이터를 요약해 PDF 형식의 리포트로 자동 생성하고, 이를 이메일로 정기 발송하는 시스템을 단계별로 구성해 드립니다. 반복되는 업무 보고도 이제 자동화의 흐름 안으로 가져올 수 있습니다.

 

 

리포트 시트 구성 – 주간 요약 정리 시트 만들기

 

시트 이름: 주간리포트

구성 예시:

항목	값
리포트 기간	2025-04-15 ~ 2025-04-21
전체 견적 발송 건수	35건
리포트 열람률	71%
주문 전환률	43%
리마인드 발송 고객	8명
신규 단골 전환 수	4명
미응답 고객 수	6명

 

하단에는 상태별 고객 수 요약:

고객 등급	인원수
단골고객	11명
관심고객	9명
미응답고객	6명
잠재고객	4명

※ 이 시트는 고객대응대시보드의 데이터를 COUNTIF, FILTER, UNIQUE 등을 활용해 자동 정리되도록 수식으로 구성하거나, 스크립트에서 매주 덮어쓰도록 설정할 수 있습니다.

 

PDF 리포트 자동 생성 스크립트

 

자동 리포트를 PDF로 변환하고 드라이브에 저장한 뒤 이메일로 첨부하는 스크립트 예시입니다.

function sendWeeklyCustomerReport() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const reportSheet = ss.getSheetByName("주간리포트");
  const folder = DriveApp.getFolderById("드라이브폴더ID");

  const today = new Date();
  const reportRange = Utilities.formatDate(today, "GMT+9", "yyyy-MM-dd");
  const pdfName = "고객응대_주간리포트_" + reportRange + ".pdf";

  const exportUrl = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/" + ss.getId() +
    "/export?format=pdf&exportFormat=pdf&gid=" + reportSheet.getSheetId() +
    "&size=A4&portrait=true&fitw=true&sheetnames=false&printtitle=false&pagenum=disable&gridlines=false";

  const options = {
    headers: {
      Authorization: "Bearer " + ScriptApp.getOAuthToken()
    }
  };

  const pdfBlob = UrlFetchApp.fetch(exportUrl, options).getBlob().setName(pdfName);
  folder.createFile(pdfBlob);

  MailApp.sendEmail({
    to: "me@example.com",
    subject: "[고객 응대 주간 리포트] " + reportRange,
    body: "이번 주 고객 대응 요약 리포트를 첨부합니다. 한 주간의 응대 현황을 확인해주세요.",
    attachments: [pdfBlob]
  });
}

 

스크립트 자동 실행 – 주간 트리거 설정

Apps Script의 트리거 기능에서 다음과 같이 설정합니다:

• 트리거 유형: 시간 기반
• 주기: 매주 월요일 오전 9시

이렇게 하면 매주 자동으로 PDF 리포트가 생성되어 이메일로 전송됩니다.
보고서 저장도 자동이므로, 한 달 단위로 아카이브 관리도 용이합니다.

 

실시간 리포트 반영을 위한 시트 구조 팁

 

리포트 시트에 다음과 같은 수식을 활용하여 최신 데이터가 자동 반영되도록 구성합니다.

• 견적 건수: =COUNTA(고객대응대시보드!A2:A)
• 열람률: =COUNTIF(고객대응대시보드!D2:D, "O") / COUNTA(고객대응대시보드!A2:A)
• 전환률: =COUNTIF(고객대응대시보드!E2:E, "O") / COUNTA(고객대응대시보드!A2:A)
• 등급별 인원수: =COUNTIF(고객대응대시보드!F2:F, "단골고객") 등

 

리포트 확장 아이디어

• 월간 리포트로 확장: 매월 1일, 월간 리포트 자동 발송
• 팀원별 담당 고객 리포트 분리 발송: 고객 담당자 기준으로 필터링
• 슬랙, 노션 등 병행 발송: 이메일 외 채널에도 동일 리포트 공유
• KPI 누적 시트 연결: 주간/월간 통계를 기준으로 연간 성장률 분석

 

결론

 

매일 반복되는 고객 응대 업무를 자동화하는 것도 중요하지만,
그 데이터를 잘 정리해 스스로 판단하고 개선할 수 있는 기준을 만드는 것이 진짜 목표입니다.

이번에 구성한 고객 대응 주간 리포트 자동화 시스템은
시간을 절약하고, 누락 없이 대응하며, 매주 자신의 업무를 리뷰할 수 있도록 돕는
강력한 운영 도구입니다.

ERP 없이도 가능한 수준 높은 자동화,
이제는 리포트 작성도 스프레드시트가 알아서 해주는 시대입니다