고객 대응 전체 자동화 대시보드 구성하기

고객 응대 자동화 시스템은 견적 요청부터 리포트 발송, 열람 여부 추적, 전환 여부 분석, 등급 분류, 알림 발송까지 다양한 단계로 구성됩니다. 각각의 단계는 스프레드시트에서 개별적으로 자동화될 수 있지만, 그 흐름이 분산되어 있으면 전체 업무 현황을 파악하거나 누락된 고객을 관리하는 데 어려움이 생깁니다. ERP 시스템에서는 이런 기능을 통합 대시보드를 통해 해결하지만, 구글 스프레드시트만으로도 각 고객의 응대 흐름을 한눈에 볼 수 있는 고객 대응 자동화 대시보드를 구성할 수 있습니다. 이 글에서는 고객별 전체 대응 이력을 직관적으로 보여주는 통합 시트를 만드는 방법을 안내드립니다.

대시보드 구성 목적

대시보드는 다음과 같은 질문에 즉시 답할 수 있어야 합니다:

• 견적을 받은 고객이 리포트를 확인했는가?
• 전환(주문)으로 이어졌는가?
• 어떤 등급의 고객이며, 알림이 발송되었는가?
• 누락된 단계 없이 자동화가 제대로 작동했는가?

이러한 정보를 하나의 표 안에서 확인할 수 있도록 구성합니다.

통합 대시보드 시트 구성 예시

시트 이름: 고객대응대시보드

고객명	이메일	견적 발송일	리포트 열람여부	전환 여부	고객 등급	알림 발송 상태	마지막 응대 일자
김예진	yejin@...	2025-04-01	O	O	단골고객	완료	2025-04-10
이성훈	sung@...	2025-04-02	X	X	미응답고객	미발송	2025-04-02

각 열은 다음 시트 또는 자동화된 데이터와 연결됩니다:

 

• 리포트 열람 여부: 확인응답시트의 데이터를 기반으로 COUNTIF로 체크
• 전환 여부: 주문이력 시트를 기준으로 IF 구문으로 확인
• 고객 등급: 고객등급분류 시트의 결과를 불러오거나 수식 삽입
• 알림 발송 상태: 메일 발송 시 기록된 일자 또는 상태 값 활용
• 마지막 응대 일자: 리포트 발송 또는 마지막 응답 기준으로 자동 갱신

 

열람·전환 여부 수식 예시

열람 여부 (예: D2 셀)

=IF(COUNTIF(확인응답시트!B:B, A2) > 0, "O", "X")

전환 여부 (예: E2 셀)

=IF(COUNTIF(주문이력!B:B, A2) > 0, "O", "X")

고객 등급 (예: F2 셀)

=VLOOKUP(A2, 고객등급분류!A:F, 6, FALSE)

알림 발송 상태 (예: G2 셀)

=IF(H2<>"", "완료", "미발송")

마지막 응대 일자 (예: H2 셀)

=MAX(리포트발송기록!C:C, 확인응답시트!A:A)  

※ 위 수식은 시트 구성 방식에 따라 조정 필요

 

조건부 서식으로 상태 시각화

• 열람 여부가 "X"이면 빨간 배경
• 전환 여부가 "O"이면 초록색
• 고객 등급이 "미응답고객"이면 회색 음영
• 알림 발송 상태가 "미발송"이면 주황색 강조

→ 이렇게 설정하면 한눈에 응답 흐름과 누락 고객을 식별할 수 있습니다.

대시보드 활용 전략

• 매일 대시보드에서 “미응답 & 미발송” 고객 리스트를 추출하여 후속 대응
• “단골 전환률” 추이 파악을 위해 월별 필터링 적용
• 대시보드 내 데이터를 기준으로 리포트 자동 발송 트리거 실행 조건 설정
• 고객 상태에 따라 Slack, 노션, 알림톡 발송 자동화 시 출발 기준으로 사용

실전 적용 예시

• 고객 대응 업무를 아웃소싱할 때, 이 대시보드를 공유해 실시간 진행 상황 확인
• 팀원에게 슬랙 자동 알림 연동 → “오늘 미응답 고객 3명 있음”
• 일정 이상 응답 없는 고객은 자동 보류 리스트로 분류

결론

고객 관리의 궁극적인 목표는 데이터를 쌓는 것이 아니라, 그 데이터를 즉시 활용 가능한 구조로 바꾸는 데 있습니다.
고객 대응 자동화 대시보드는 단순한 표 이상의 기능을 하며,
반복적인 응대, 누락된 대응, 대응 시점 지연을 줄여
적은 인력으로도 정확하고 빠른 고객 관리 시스템을 완성할 수 있게 해줍니다.

지금까지 구성한 자동화 흐름의 핵심 데이터를 하나로 모아
한눈에 파악하고 관리할 수 있는 ‘중앙 컨트롤 타워’로써
스프레드시트 기반 대시보드를 적극 활용해보시기 바랍니다.