재고관리 자동화 시트 만들기 – 입출고와 현재고 실시간 추적법

소규모 창업자나 셀러들에게 재고 관리는 단순한 숫자 계산을 넘어서는 중요한 문제입니다.
재고가 부족하면 고객에게 제때 상품을 제공할 수 없고, 반대로 과잉 재고는 자금 압박으로 이어집니다.
ERP 시스템이 없는 경우, 이를 수동으로 정리하게 되는데, 이는 시간이 오래 걸리고 오류 발생률도 높습니다.
하지만 구글 스프레드시트를 활용하면 입고, 출고 내역을 입력하는 것만으로도 현재고를 실시간으로 자동 계산할 수 있으며,
조건부 수식이나 스크립트를 통해 재고 부족 시 자동 알림까지 구현할 수 있습니다.
이번 글에서는 재고관리를 체계화하려는 1인 사업자와 셀러분들을 위해 스프레드시트를 활용한 재고관리 자동화 시트 구성 방법을 단계별로 소개해드립니다.

 

기본 재고 시트 구조 설계

먼저, 가장 중요한 것은 입출고 내역을 표 형식으로 정리하는 것입니다.
다음과 같이 구성할 수 있습니다.

날짜	구분	상품명	수량
2025-04-01	입고	머그컵	100
2025-04-03	출고	머그컵	20
2025-04-05	출고	머그컵	10

 

- 구분 열에는 입고/출고를 정확히 구분해 입력합니다.

- 상품명은 정확히 동일한 이름으로 입력해야 수식에서 오차 없이 작동합니다.

 

이 시트의 이름은 예시로 "입출고내역"으로 설정하겠습니다.

 

현재고 계산 시트 구성

두 번째 시트에서는 상품별로 현재고를 실시간으로 자동 계산할 수 있도록 구성합니다.
다음과 같은 형식으로 표를 구성합니다.

상품명	현재고
머그컵	계산 결과 표시 예정

 

이 시트의 이름은 예시로 "현재고"로 지정합니다.

수식 예시

B2 셀(머그컵의 현재고)에는 다음과 같은 수식을 입력합니다.

=SUMIFS(입출고내역!D:D, 입출고내역!C:C, A2, 입출고내역!B:B, "입고") - SUMIFS(입출고내역!D:D, 입출고내역!C:C, A2, 입출고내역!B:B, "출고")

 

이 수식은 해당 상품의 입고 총합에서 출고 총합을 자동으로 차감하여 현재고를 계산합니다.

 

조건부 서식으로 재고 부족 시 시각적 경고 설정

현재고가 일정 수치 이하로 떨어졌을 때 시각적으로 경고를 줄 수 있습니다.
예를 들어, 재고가 10개 이하일 경우 셀 배경을 빨간색으로 변경하는 조건부 서식을 설정합니다.

설정 방법

1. 현재고 열 전체를 선택합니다.
2. 상단 메뉴에서 "서식" → "조건부 서식"을 클릭합니다.
3. "셀 값이" → "10 이하"를 선택한 후, 배경색을 붉은색 계열로 설정합니다.
4. 완료를 누르면 설정이 적용됩니다.

이를 통해 관리자는 재고가 부족한 상품을 한눈에 파악할 수 있습니다.

 

앱스 스크립트를 통한 재고 부족 자동 알림 (선택)

조금 더 고급 기능을 원하신다면 **앱스 스크립트(Apps Script)**를 활용하여,
재고가 부족할 경우 자동으로 이메일 알림이 발송되도록 설정할 수 있습니다.

기본 스크립트 예시

function checkStockAndNotify() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("현재고");
  var data = sheet.getRange("A2:B100").getValues();

  for (var i = 0; i < data.length; i++) {
    var product = data[i][0];
    var stock = data[i][1];

    if (stock <= 10 && stock !== "") {
      MailApp.sendEmail("example@email.com", "재고 부족 알림", product + " 재고가 " + stock + "개로 감소했습니다.");
    }
  }
}

실행 방법

• 스크립트를 붙여넣은 후, "트리거" 기능을 통해 매일 오전에 자동 실행되도록 설정하면 됩니다.
• 이메일 주소는 본인의 주소로 변경해주셔야 합니다.

실제 적용 시 유의사항

• 상품명이 정확히 일치하지 않으면 수식이 오작동할 수 있으므로, 드롭다운 선택 방식으로 입력하는 것을 권장드립니다.
• 입출고 데이터를 수기로 입력할 때 날짜 누락이나 오타에 주의해야 합니다.
• 스프레드시트의 행 수가 많아질 경우 계산 속도가 느려질 수 있으므로, 정기적으로 데이터 백업을 권장드립니다.

결론

재고 관리는 사업의 성패에 직결되는 요소이며, ERP가 없다고 해서 자동화가 불가능한 것은 아닙니다.
구글 스프레드시트와 간단한 수식만으로도 실시간 재고 파악, 재고 부족 경고, 자동 알림 발송까지
ERP에 준하는 수준의 기능을 구현할 수 있습니다.

특히 1인 창업자나 셀러라면 이 방법을 통해 재고를 체계적으로 관리하면서,
운영 부담은 줄이고 업무 효율은 높일 수 있습니다.

작고 단순한 시작이 사업 전체에 큰 변화를 줄 수 있습니다.
이번 글에서 소개한 구성 방식과 수식을 기반으로, 자신만의 재고관리 시스템을 직접 설계해보시기 바랍니다.