고객 요청 시 자동 견적서 생성 → PDF 저장 → 자동 회신 메일 시스템 구축하기

소규모 비즈니스에서 견적 요청은 매우 빈번하게 발생합니다.
일일이 엑셀을 열고, 고객 정보를 복사해 견적서를 작성하고, PDF로 저장한 뒤 이메일로 보내는 과정은
매우 번거롭고 시간도 많이 소모됩니다.
ERP 시스템에서는 견적서가 자동으로 생성되고 전송되지만, 그 기능을 도입하려면 일정한 비용과 학습이 필요합니다.
하지만 구글폼과 스프레드시트, 앱스 스크립트를 함께 활용하면
고객의 요청을 입력받는 즉시 견적서가 자동으로 생성되고, PDF로 변환되어 메일로 회신되는 구조를
코딩 지식 없이도 구현할 수 있습니다.
이번 글에서는 1인 사업자나 셀러가 바로 활용할 수 있도록
단계별로 자동 견적서 발송 시스템을 구성하는 방법을 소개합니다.

 

 

전체 자동화 구조 개요

 

자동화 순서는 다음과 같이 구성됩니다.

[고객 입력 (구글폼)] → [데이터 수집 (스프레드시트)] → [견적서 자동 작성] → [PDF 저장] → [고객에게 이메일 회신]

 

구글폼 구성

다음과 같은 항목을 포함한 폼을 생성합니다.

• 고객명
• 이메일 주소
• 요청 상품
• 수량
• 기타 요청 사항 (선택)

응답 시 스프레드시트에 자동으로 저장되도록 연결합니다.

 

견적서 템플릿 시트 구성

스프레드시트 내에 견적서 양식을 미리 구성해둡니다.
예시 시트 이름: 견적서양식

양식에는 다음과 같은 항목을 포함합니다.

항목	값
고객명	='응답시트'!B2
상품명	='응답시트'!C2
수량	='응답시트'!D2
단가	(직접 입력 또는 별도 시트에서 참조 가능)
총액	=수량 * 단가

견적서 형식은 A4 인쇄 기준으로 정리합니다.

 

앱스 스크립트 작성

다음 스크립트는 고객의 요청이 입력될 때마다 견적서를 자동으로 PDF로 변환하고,
해당 고객 이메일로 회신 메일을 발송합니다.

function onFormSubmit(e) {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var response = e.namedValues;

  var customerName = response["고객명"][0];
  var customerEmail = response["이메일 주소"][0];
  var product = response["요청 상품"][0];
  var quantity = response["수량"][0];
  var today = Utilities.formatDate(new Date(), "GMT+9", "yyyy-MM-dd");

  var templateSheet = sheet.getSheetByName("견적서양식");

  // 업데이트 대상 셀에 값 입력
  templateSheet.getRange("B2").setValue(customerName);
  templateSheet.getRange("B3").setValue(product);
  templateSheet.getRange("B4").setValue(quantity);

  // PDF 변환
  var pdfName = customerName + "_견적서_" + today;
  var url = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/" + sheet.getId() + "/export?format=pdf" +
            "&exportFormat=pdf&gid=" + templateSheet.getSheetId() +
            "&size=A4&portrait=true&fitw=true&sheetnames=false&printtitle=false&pagenum=disable&gridlines=false";

  var options = {
    headers: {
      Authorization: "Bearer " + ScriptApp.getOAuthToken()
    }
  };

  var responsePDF = UrlFetchApp.fetch(url, options);
  var pdfBlob = responsePDF.getBlob().setName(pdfName + ".pdf");

  // 이메일 발송
  MailApp.sendEmail({
    to: customerEmail,
    subject: "요청하신 견적서 [" + pdfName + "] 입니다.",
    body: customerName + "님, 요청하신 상품에 대한 견적서를 첨부해드립니다.\n감사합니다.",
    attachments: [pdfBlob]
  });
}

 

트리거 설정 (폼 응답 시 자동 실행)

• 앱스 스크립트 편집기에서 트리거 설정
• 함수 선택: onFormSubmit
• 이벤트 소스: 폼 제출 시
• 이벤트 유형: 폼 응답 전송 후

이렇게 설정하면 고객이 구글폼을 제출하자마자 자동으로 견적서가 작성되고,

PDF로 저장되어 해당 고객에게 즉시 메일이 전송됩니다.

 

실전 활용 예시

• 인쇄소 운영자는 견적 요청이 들어오면 수량과 상품 정보를 기반으로 자동 견적서를 발송
• 디자인 프리랜서는 폼을 통해 요청받은 작업 내역을 기반으로 단가 계산 후 견적 메일 자동 발송
• 쇼핑몰 운영자는 고객 문의 → 자동 견적 발송 → 구매 전환율 향상

결론

견적 요청과 발송은 반복적인 일이지만, 고객 입장에서는 빠르고 정확한 회신이 곧 신뢰도와 만족도로 연결됩니다.
이번에 소개한 자동 견적서 시스템은 ERP 도입 없이도 1인 창업자가 직접 구현할 수 있는 현실적인 자동화 구조입니다.

특히, 고객 응대 시간을 줄이고, 업무 정확도를 높이며, 전문적인 인상을 줄 수 있다는 점에서 큰 효과를 기대할 수 있습니다.

견적 업무가 자주 발생하는 업종이라면, 지금 소개한 방식으로 자동화를 구현해 보시기 바랍니다.