고객이 견적 리포트를 확인했는지 추적하는 자동 회신 추적 시스템 만들기

견적 리포트를 고객에게 이메일로 발송했지만, 고객이 해당 문서를 실제로 열어봤는지, 혹은 어떤 반응을 보였는지 알 수 없다면 다음 업무로 연결하기가 어렵습니다. ERP 시스템이나 마케팅 자동화 플랫폼에서는 메일 열람 추적 기능이 기본으로 포함되어 있지만, 일반적인 구글 스프레드시트 환경에서는 별도로 구성해야 합니다. 이 글에서는 자동 발송된 고객별 견적 리포트에 ‘열람 확인 링크’ 또는 ‘응답 요청 버튼’을 삽입하여, 고객의 확인 여부를 기록하고 이를 스프레드시트에 자동 저장하는 구조를 소개합니다. 간단한 구성만으로도 고객의 반응을 체계적으로 추적하고, 추후 재문의나 상담 대응에 큰 도움을 줄 수 있습니다.

 

 

열람 확인용 링크 구조 만들기

 

가장 간단한 방식은 클릭 추적이 가능한 링크를 포함한 이메일을 발송하고,
해당 링크 접속 여부를 기록하는 방식입니다.

예:
이메일 본문에 아래와 같은 문구 삽입

“견적 리포트를 확인하셨다면 아래 링크를 클릭해 주세요.”
확인했습니다

 

이 구조는 구글 폼을 활용한 방식이며, 고객이 클릭하면
이름과 함께 확인 여부가 스프레드시트에 기록됩니다.

구글 폼을 활용한 확인 여부 기록 시스템

1. 구글 폼을 하나 생성합니다
2. 단답형 질문 항목: “고객명(자동 삽입)”
3. 응답을 연결할 스프레드시트를 생성합니다 (예: 확인응답시트)

폼 URL 뒤에 형태로 값을 삽입하면 클릭 시 자동으로 고객명이 채워진 채로 전송됩니다.
이 링크는 이메일 본문에 개별 고객 맞춤형으로 포함시키게 됩니다.

예:

var trackLink = "https://docs.google.com/forms/d/e/폼ID/viewform?entry.123456=" + encodeURIComponent(name);

 

이메일 본문에 추적 링크 삽입

 

앞서 만든 PDF 자동 발송 스크립트에 다음과 같이 메일 내용을 추가합니다.

MailApp.sendEmail({
  to: email,
  subject: "[견적 리포트] " + thisMonth + " 견적 요약 보고서",
  htmlBody: name + "님,<br><br>" +
            "이번 달 견적 내용을 요약한 리포트를 첨부드립니다.<br>" +
            "리포트를 확인하셨다면 아래 버튼을 눌러주세요.<br><br>" +
            "<a href='" + trackLink + "' style='padding:10px 15px; background:#4CAF50; color:#fff; text-decoration:none;'>리포트 확인 완료</a>",
  attachments: [pdfBlob]
});

htmlBody를 사용하면 버튼 형태의 링크를 포함할 수 있습니다.

확인 여부를 스프레드시트에서 실시간 확인

폼에 연결된 스프레드시트에는 다음과 같은 데이터가 쌓입니다.

타임스탬프	고객명
2025-04-18 09:33	김예진
2025-04-18 10:01	이성훈

 

이 데이터를 기준으로 “견적 발송 내역” 시트에 확인 여부를 표시할 수 있습니다.

예:
“확인응답시트”에 고객명이 존재하면 “확인됨”, 없으면 “미확인”으로 표시

=IF(COUNTIF(확인응답시트!B:B, 고객명셀) > 0, "확인됨", "미확인")

이렇게 하면 고객별 견적 발송 상태와 확인 여부를 함께 관리할 수 있습니다.

5. 응답 후 자동 알림 설정 (선택 기능)

고객이 리포트를 확인하면 관리자에게 자동 알림 메일이 발송되도록 설정할 수도 있습니다.

1. 구글 폼의 응답 시트에 앱스 스크립트를 연결
2. 새 응답이 들어올 때마다 트리거로 함수 실행

function onFormSubmit(e) {
  var customerName = e.namedValues["고객명"][0];
  MailApp.sendEmail("me@example.com", customerName + "님이 견적 리포트를 확인했습니다.", "응답이 접수되었습니다.");
}

이렇게 설정하면 중요한 고객 응답을 실시간으로 확인할 수 있습니다.

6. 실전 적용 예시

• 견적서를 열람한 고객만 다시 컨택하여 리마인드 마케팅 실행
• 열람하지 않은 고객에게는 2차 발송 자동화(리마인드 메일) 진행
• 응답 고객을 기준으로 주문전환율 추적 가능
• 관리 시트에서 전체 확인율을 수치로 확인해 리포트화 가능

결론

견적서를 발송하는 것도 중요하지만, 그 이후 고객의 반응을 추적하고 필요한 대응을 준비하는 것이 더욱 중요합니다.
ERP가 제공하는 고급 마케팅 자동화 기능을 사용하지 않더라도, 구글 폼과 스프레드시트, 간단한 스크립트를 조합하면
누가 리포트를 열어봤는지, 누가 응답했는지를 실시간으로 확인하고 자동으로 기록할 수 있습니다.
이러한 구조는 고객 대응의 정확도를 높이고, 업무 반복을 줄이며, 작지만 강력한 CRM 자동화의 시작점이 될 수 있습니다.