자동 생성된 견적서 PDF 파일을 고객별로 정리·보관하는 시스템 구축하기

여러 건의 견적서를 자동으로 생성하고 PDF 파일로 저장한 후, 나중에 다시 열어보거나 고객 요청에 따라 견적 이력을 확인하려 할 때 파일이 한 폴더에 섞여 있다면 찾는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 특히 거래가 반복되는 고객이 많아질수록 견적서를 체계적으로 관리하지 않으면 업무 효율이 급격히 떨어지게 됩니다. ERP 시스템에서는 고객별 폴더 또는 견적 이력 기능이 제공되지만, 구글 드라이브 환경에서도 스크립트와 폴더 구조를 잘 활용하면 동일한 기능을 구현할 수 있습니다. 이 글에서는 자동 생성된 견적서 PDF를 고객별로 분류된 폴더에 자동 저장하고, 스프레드시트에서 고객별 견적 이력을 한눈에 관리할 수 있는 구조를 단계별로 안내드립니다.

 

고객별 폴더 자동 생성 구조

기본 전제는 다음과 같습니다.

1. 견적 요청 데이터는 시트에 한 줄씩 저장
2. 고객명 또는 이메일을 기준으로 PDF 파일 생성
3. 파일은 고객별로 나뉘어진 드라이브 폴더에 자동 저장

우선 구글 드라이브 상위 폴더를 하나 생성하고,
그 안에 고객별 폴더가 자동으로 만들어지도록 스크립트를 구성합니다.
이름은 예를 들어 ‘견적보관함’으로 지정하겠습니다.

고객별 폴더 생성 및 저장 스크립트

다음 코드는 고객 이름으로 된 하위 폴더를 생성하고,
해당 폴더에 견적 PDF 파일을 저장하는 방식입니다.

function saveEstimateToCustomerFolder(name, blob) {
  var parentFolder = DriveApp.getFolderById("상위폴더_ID");
  var folders = parentFolder.getFoldersByName(name);
  var customerFolder;

  if (folders.hasNext()) {
    customerFolder = folders.next();
  } else {
    customerFolder = parentFolder.createFolder(name);
  }

  customerFolder.createFile(blob);
}

이 함수를 기존 PDF 생성 스크립트에 추가하면
견적서가 생성될 때 자동으로 고객 전용 폴더가 생성되고 그곳에 파일이 저장됩니다.

예시 적용:

saveEstimateToCustomerFolder(name, blob);

이 한 줄만 추가하면 됩니다.

고객별 견적 이력 관리 시트 구성

견적 생성 시 스프레드시트에 아래와 같은 형태로 기록을 남깁니다.

생성일	고객명	상품명	수량	총액	파일명	폴더경로
2025-04-15	김예진	머그컵	12	102000	김예진_견적서_20250415.pdf	/견적보관함/김예진

 

파일명을 기준으로 드라이브 내에서 빠르게 검색 가능하며,
클릭 한 번으로 폴더를 열 수 있도록 하이퍼링크도 삽입할 수 있습니다.

파일명 셀에 다음 수식을 입력하면 하이퍼링크가 자동 생성됩니다.

=HYPERLINK("https://drive.google.com/drive/folders/폴더ID", "폴더 열기")

 

고객명을 활용해 폴더ID를 자동으로 불러오려면 추가 스크립트가 필요하지만,
초기에는 수동으로 폴더 경로를 붙여넣는 방식으로 시작해도 충분합니다.

실전 예시

김예진 고객이 3회에 걸쳐 견적 요청을 했을 경우, 시스템은 다음과 같이 자동으로 정리됩니다.

• 드라이브 구조
  • 견적보관함
    • 김예진
      • 김예진_견적서_20250401.pdf
      • 김예진_견적서_20250408.pdf
      • 김예진_견적서_20250415.pdf
• 이력 시트
  • 각 요청에 대한 날짜, 금액, 상품명, 파일명이 기록되어
    추후 견적 비교나 재발송 요청 시 신속한 대응 가능

활용 팁 및 보완 아이디어

• 고객명 외에 고객 고유번호(ID) 기반으로 폴더를 생성하면 중복 방지에 효과적입니다
• 구글 드라이브 ‘공유 설정’을 활용하면 고객과 견적서를 직접 공유할 수 있습니다
• 일정 기간이 지난 견적서는 백업 폴더로 자동 이동시키는 구조도 구현 가능합니다
• 스프레드시트에서 파일명과 생성일을 기준으로 자동 리포트를 생성하면 매월 견적 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다

결론

견적서를 자동으로 생성하는 것에서 그치지 않고,
고객별로 체계적으로 정리·보관하는 시스템을 구축하면
반복 업무가 줄어들 뿐 아니라, 고객 대응 속도와 전문성도 함께 향상됩니다.
ERP에서 제공하는 문서 이력 및 고객 관리 기능을
구글 드라이브와 스프레드시트를 조합하여 구현할 수 있다는 점에서
이번 자동화 구조는 소규모 사업자에게 매우 현실적이고 효과적인 대안이 될 수 있습니다.
업무 효율과 정리력을 동시에 높이고 싶다면,
지금부터 고객별 견적 정리 시스템을 구축해보시기 바랍니다.