ERP 없이도 가능한 ‘하이브리드 업무 시스템’ 만들기 – 노션, 스프레드시트, 자동화 툴로 ERP 대체하기

ERP는 분명히 강력한 시스템입니다.
하지만 1인 창업자나 소규모 사업자에게는 비용, 도입 시간, 사용 난이도 등의 이유로 진입 장벽이 높을 수 있습니다.
현실적으로는 내 사업에 필요한 기능만 간단하게 구성해도 업무 효율은 충분히 올라갈 수 있습니다.
ERP는 도구 그 자체가 아니라, ‘운영을 체계화하는 방식’이라는 사실을 이해하면,
지금 가지고 있는 도구들만으로도 ERP 수준의 업무 시스템을 만들 수 있습니다.
이 글에서는 노션, 구글 스프레드시트, 자동화 플랫폼(Zapier, Make 등)을 활용해
실제 업무에서 ERP를 대체할 수 있는 하이브리드 업무 시스템 구축 방법을 소개합니다.

 

 

하이브리드 시스템이란?

하이브리드 업무 시스템은 하나의 ERP 솔루션에 의존하지 않고,

여러 개의 툴을 목적별로 조합해 사용하는 업무 환경을 의미합니다.

구성 요소	역할
노션	프로젝트/고객 관리, 업무 매뉴얼, 협업 관리
스프레드시트	매출/재고/지출 등 수치 관리, 리포트 생성
자동화 플랫폼	반복 작업 자동화, 툴 간 연결

 

이렇게 구성하면 원하는 기능만, 원하는 방식으로 유연하게 사용할 수 있으며, 비용도 거의 들지 않습니다.

 

노션으로 고객 / 업무 / 문서 통합 관리

노션은 단순한 노트 앱이 아니라, 데이터베이스 기반의 정보 통합 플랫폼입니다.

 

활용 포인트:

• 고객관리(CRM): 고객명, 상태, 메모, 연락일 등 구성
• 프로젝트 트래킹: 작업 일정, 우선순위, 진행 상태 시각화
• 업무 매뉴얼: 반복 업무 정리, 직원 공유용 문서화

특히 ‘보드 뷰’, ‘캘린더 뷰’를 이용하면 ERP의 일정 및 작업관리 기능을 충분히 대체할 수 있습니다.

 

구글 스프레드시트로 매출 / 재고 / 비용 관리

스프레드시트는 ERP의 수치 기반 기능을 가장 손쉽게 구현할 수 있는 도구입니다.

 

활용 방법:

• 매출 관리 시트: 상품명, 수량, 단가, 날짜 등 입력 → 자동 합계
• 재고 관리 시트: 입출고 내역 기록 → 현재 재고 수량 자동 계산
• 지출 관리 시트: 항목, 금액, 공급처 정리 → 월별 지출 그래프화

차트, 피벗테이블, 필터 기능까지 잘 활용하면 ERP 수준의 리포팅도 가능합니다.

 

Zapier 또는 Make로 자동화 연결

노션이나 스프레드시트는 수작업으로도 강력하지만, 자동화 툴을 함께 활용하면 훨씬 효율적입니다.

 

자동화 예시:

상황	자동화 설정 예시
구글폼으로 고객 문의 접수	→ 스프레드시트에 자동 입력 + 노션에 고객 카드 생성
이메일 수신 (주문 확인 등)	→ 해당 정보를 스프레드시트에 기록
새 거래처 등록	→ 알림톡 또는 이메일 자동 발송

 

 Zapier는 무료 요금제로도 월 100개까지 자동화 가능하니, 소규모 운영에 충분합니다.

 

자료 백업과 협업까지 고려한 설계

하이브리드 시스템의 또 하나의 장점은 모든 데이터가 클라우드에 저장되므로 백업과 협업이 용이하다는 점입니다.

• 구글 드라이브에 주기적으로 버전 저장 (스프레드시트 자동 백업)
• 노션은 변경 이력 추적 가능 + 공유 링크로 팀원 협업
• 자동화 툴도 알림 기능을 추가해 업무 누락 방지 가능

이렇게 하면 ERP보다 더 민첩한 업무 체계가 만들어집니다.

 

예시: 온라인 쇼핑몰 창업자의 하이브리드 시스템 구성

툴	역할
노션	상품 설명서, CS 매뉴얼, 고객 응대 템플릿 정리
스프레드시트	매출/재고 기록, 월별 리포트
Zapier	주문 접수 → 시트 기록 → 알림톡 자동 발송
Canva	SNS 콘텐츠 제작 → 자동 업로드 준비 가능

 

이러한 구조는 누구나 만들 수 있으며, 기존 ERP의 복잡한 기능을 꼭 쓰지 않아도 충분히 사업을 운영할 수 있습니다.

 

하이브리드 시스템의 장점 정리

항목	설명
유연성	필요 기능만 선택 가능, 확장성 높음
비용 효율	대부분 무료 또는 저비용으로 운영 가능
도입 속도	설정만 하면 바로 사용 가능, 학습 부담 적음
협업 및 공유	외주, 직원과의 실시간 협업 용이
자동화 가능성	반복 업무 최소화, 시스템화 진행 가능

 

결론: ERP가 아니어도, 체계적인 시스템은 만들 수 있습니다

 

ERP는 훌륭한 도구지만, 그것만이 정답은 아닙니다.
지금 내가 가진 도구들만 잘 조합해도 충분히 스마트하고 자동화된 업무 환경을 구축할 수 있습니다.

핵심은 도구가 아니라 ‘어떻게 내 업무 흐름에 맞게 체계화할 것인가’라는 전략입니다.
하이브리드 업무 시스템은 비용은 낮고, 실행력은 빠르며, 성장에 따라 유연하게 확장 가능한 현실적인 대안이 될 수 있습니다.

 

요약 정리

구성 요소	도구 추천	기능 역할
업무/고객/문서 관리	Notion	CRM, 문서, 매뉴얼 관리
수치 및 데이터 관리	Google 스프레드시트	매출, 지출, 재고, 리포트 정리
자동화 처리	Zapier, Make	반복 업무 자동화, 알림 처리
협업 및 자료 공유	Google Drive, Notion 공유링크	팀원/외주와 실시간 협업